Tre consigli e la conferenza stampa sarà perfetta

L’organizzazione conferenze stampa è un lavoro fra i più particolari ed emozionanti che fanno parte del complesso delle azioni di comunicazione di un’azienda. Nel momento in cui nasce un nuovo prodotto, viene comunicata una fusione, o l’introduzione di un nuovo servizio o tecnologia, si ha l’occasione di catturare in modo vigoroso l’attenzione del pubblico, che si tratti di un evento locale così come di un comunicato a livello nazionale. Se si vuole che il risultato sia ineccepibile – e lo vogliamo eccome, dato che non ci sarà una seconda adito per fare una buona impressione – la fase di progettazione è vitale. Si tratta, senza dubbio, di un lavoro complesso, ma esistono almeno tre consigli semplici da seguire che possono fare la differenza:

1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione

Può forse apparire riduttivo dell’importanza delle notizie, delle innovazioni, o delle scelte che dovete presentare nella vostra conferenza stampa, ma non vuole esserlo: è unicamente una regola base, di estrema rilevanza, della comunicazione. Le persone che racconteranno quanto avete da comunicare, e il modo in cui lo faranno, hanno un peso enormemente maggiore nella trasmissione del messaggio rispetto al soggetto del messaggio stesso. La scelta è complessa: da un lato, sarebbe bene affidare la presentazione a un esperto di marketing, dall’altra è giusto da un punto di vista di onestà informativa, e anche utile a livello di immagine, far parlare chi è più direttamente stato coinvolto nei fatti di cui si parla. L’ideale, quindi, se appena fattibile, è quello di combinare le due cose, e affidare ad un comunicatore professionale il coordinamento dell’evento, lasciando nello stesso tempo spazio alle figure chiave degli avvenimenti per descrivere le notizie oggetto della conferenza. In questo modo, si miglioreranno le chance che i giornalisti intervengano alla conferenza stampa e anche che le notizie si dimostrino abbastanza interessanti da farle stampare.

2) Identificare una location appropriata

Non sempre la sede della propria azienda, per tante ragioni, è la scelta ideale per accogliere la vostra importante conferenza stampa. Una motivazione può essere quella di mancare dei locali adatti ad accogliere il numero di reporter e giornalisti che vi aspettate intervengano all’evento; in tal caso, è raccomandabile cercare fra gli hotel e i centri direzionali della zona una sala da affittare che abbia le dimensioni necessarie. Inoltre, un fattore importantissimo per assicurarvi che quanto detto alla vostra conferenza stampa arrivi sulle pagine dei giornali è quello di fornire ai giornalisti un modo comodo e veloce di riferire alla redazione quanto avranno sentito: assicuratevi che la copertura Wi-FI, e se ci sarà la Radio quella ISDN, siano eccellenti. In breve, fate sì che tutto sia il più possibile facile e comodo per i giornalisti.

3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte

Per qualche ragione, capita spesso che la cartella stampa venga preparata all’ultimo attimo, in fretta e furia, e senza la necessaria cura dei dettagli. È una pessima idea. Al di là del comunicato stampa che contiene, che deve evidentemente essere chiaro e ben scritto anche solo per essere preso in considerazione dai giornalisti, la cartella stampa è un materiale promozionale, che deve saper eccitare l’interesse del giornalista perché questi decida di scrivere un articolo e pubblicare la notizia sul suo giornale – il nostro scopo. Inoltre, la buona fama costruita oggi, con un giornalista, può voler dire un’intervista – e pubblicità gratis – domani.