Hostess per congressi: le funzioni di segreteria

Fra i ruoli svolti dal personale che si occupa di un congresso o di una conferenza, che sono molteplici e differenziati, non è possibile trascurare quello di accogliere gli invitati e occuparsi delle prime operazioni di organizzazione e informazione degli stessi. Le hostess per congressi sono le persone più adatte e qualificate per svolgere tali funzioni, che vengono normalmente riassunte sotto il nome di “lavori di segreteria”, ma sono in realtà numerose e importantissime.

L’accoglienza è infatti fra i momenti più importanti dell’esperienza che gli invitati vivono ad un congresso, e come tutte le prime esperienze colora pesantemente sia la fruizione dell’evento che la memoria che l’invitato ne avrà. Un bancone all’ingresso mal gestito, caotico, dove è necessario aspettare per avere anche la più semplice informazione e magari poi non si riesce ad ottenerla, non è sicuramente un bel biglietto da visita. Pensate invece a quanto risulti da subito professionale un congresso nel quale si viene accolti da personale cortese e capace, che effettua rapidamente e senza disguidi le procedure di registrazione, consegna gentilmente i materiali informativi, e se necessario provvede con discrezione all’incasso delle quote di partecipazione e fornisce i materiali di ascolto per la traduzione simultanea.

Sebbene possa sembrare una spesa meno che essenziale, quindi, prevedere l’ingaggio di un paio di hostess per congressi è un investimento non soltanto d’immagine, ma che effettivamente concorrerà a far funzionare meglio, e in modo più scorrevole, un evento preparato tanto a lungo e con tanto impegno e attenzione. Insomma, la famosa ciliegina sulla torta!